1.1 制作公司办公物资采购表

公司办公物资采购表用于记录公司采购物资的基本信息。本节以修改公司办公物资采购表为例，介绍工作簿、工作表以及单元格及行与列的基本操作。

1.1.1 工作簿的基本操作

工作簿是Excel中用来存储并处理工作数据的文件，扩展名是．xlsx。通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件。使用Excel制作公司办公物资采购表之前，首先要创建一个工作簿。

1． 创建空白工作簿

创建空白工作簿有4种方法，可以在启动时创建空白工作簿，也可以在启动Excel后创建。

（1）启动Excel时创建空白工作簿。启动Excel 2021时，在打开的界面选择右侧的【空白工作簿】选项，如下图所示。系统会自动创建一个名称为“工作簿1”的工作簿。

（2）启动Excel 2021后，选择【文件】→【新建】→【空白工作簿】选项，如下图所示，即可创建空白工作簿。

（3）启动Excel 2021后，单击快速访问工具栏中的【新建】按钮，如下图所示，即可创建一个工作簿。

（4）启动Excel 2021后，按【Ctrl+N】组合键也可以快速创建空白工作簿。

2． 使用模板创建工作簿

Excel自带了很多模板，用户可以使用系统自带的模板或搜索联机模板创建工作簿。下面通过Excel模板，创建《员工出勤跟踪表》工作簿，具体的操作步骤如下。

第1步 选择【文件】选项卡，在弹出的下拉列表中选择【新建】选项，然后在【搜索联机模板】文本框中输入“出勤表”，单击【开始搜索】按钮，如下图所示。

第2步 在下方会显示搜索结果，选择【员工出勤跟踪表】选项，如下图所示。

第3步 弹出【员工出勤跟踪表】预览界面，单击【创建】按钮，即可下载该模板，如下图所示。

第4步 下载完成后，系统会自动打开该模板，此时用户只需在表格中输入或修改相应的数据即可，如下图所示。

1.1.2 工作表的基本操作

一个工作簿中最多可以包含255张工作表，可对工作表执行选择、重命名、新建、删除、移动、复制和设置工作表标签颜色等操作。

1． 选择单个或多个工作表

在编辑工作表之前首先要选择工作表，选择工作表有多种方法。

（1）选择单个工作表。选择单个工作表时只需要在要选择的工作表标签上单击，即可选择该工作表。打开“素材\ch01\公司采购信息表．xlsx”文件，默认会选择工作簿中的第一张工作表，在“公司7月份采购表”工作表标签上单击，即可选择“公司7月份采购表”工作表，如下图所示。

如果工作表较多，显示不完整，可以使用下面的方法快速选择工作表。在工作表导航栏最左侧区域单击鼠标右键，将会弹出【激活】对话框，在【活动文档】列表框中选择要激活的工作表名称，单击【确定】按钮即可。

（2）选择不连续的多个工作表。如果要同时编辑多个不连续的工作表，可以在按住【Ctrl】键的同时，单击要选择的多个不连续工作表，释放【Ctrl】键，即可完成多个不连续工作表的选择。标题栏中将显示“组”字样，如下图所示。

（3）选择连续的多个工作表。在按住【Shift】键的同时，单击要选择的多个连续工作表的第一个工作表和最后一个工作表，释放【Shift】键，即可完成多个连续工作表的选择，如下图所示。

|提示|

按【Ctrl+Page Up/Page Down】组合键，可以快速切换工作表。

2． 重命名工作表

每个工作表都有自己的名称，默认情况下以Sheet1、Sheet2、Sheet3……命名工作表。这种命名方式不便于管理工作表。因此可以对工作表重命名，以便更好地管理工作表。

第1步 双击要重命名的工作表的标签“公司6月份采购表”，进入可编辑状态，如下图所示。

第2步 输入新的标签名“6月采购表”后，按【Enter】键，即可完成对该工作表的重命名操作，如下图所示，使用同样的方法，修改其他工作表名称。

3． 新建工作表

工作簿中默认只有一张Excel工作表，若要使用更多的工作表，则需要新建工作表。多余的工作表也可以删除。

（1）使用【新工作表】按钮。

第1步 在打开的Excel工作表中，选择“7月采购表”工作表，单击工作表名称后的【新工作表】按钮，如下图所示。

第2步 在“7月采购表”后即可创建一个名为“Sheet1”的新工作表，如下图所示。

（2）使用快捷菜单。

第1步 在工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择【插入】选项，如下图所示。

第2步 弹出【插入】对话框，默认选择【工作表】，单击【确定】按钮，如下图所示。

第3步 即可创建新工作表，如下图所示。

（3）使用【插入】按钮。单击【开始】选项卡下【单元格】组中的【插入】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【插入工作表】选项，如下图所示，即可插入新工作表。

|提示|

按【Shift+F11】组合键，可快速新建一个工作表。

4． 删除工作表

（1）使用快捷菜单删除工作表。在要删除的工作表的标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项，如下图所示，即可将当前所选工作表删除。

（2）使用【删除工作表】命令删除工作表。选择要删除的工作表，单击【开始】选项卡下【单元格】组中的【删除】下拉按钮，在弹出的下拉列表中执行【删除工作表】命令，如下图所示。

|提示|

执行【删除工作表】命令后，工作表即被永久删除，该命令的效果不能被撤销。

5． 移动工作表

可以将工作表移动到同一个工作簿的指定位置。

第1步 在要移动的工作表的标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择【移动或复制】选项，如下图所示。

第2步 在弹出的【移动或复制工作表】对话框中选择要移动的位置，单击【确定】按钮，如下图所示。

第3步 将当前工作表移动到指定的位置，如下图所示。

|提示|

选择要移动的工作表的标签，按住鼠标左键不放，拖曳鼠标，可以看到一个黑色倒三角形随着鼠标指针移动而移动。移动黑色倒三角形到目标位置，释放鼠标左键，工作表即可被移动到新的位置，如下图所示。

6． 复制工作表

用户可以在一个或多个Excel工作簿中复制工作表，有以下两种方法。

（1）使用快捷菜单复制工作表。选择要复制的工作表，在工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择【移动或复制】选项。在弹出的【移动或复制工作表】对话框中选择要复制的目标工作簿和插入的位置，然后选中【建立副本】复选框。如果要复制到其他工作簿中，需要将该工作簿打开，在工作簿列表中选择该工作簿名称，选中【建立副本】复选框，单击【确定】按钮即可，如下图所示。

（2）使用鼠标复制工作表。用鼠标复制工作表的步骤与移动工作表的步骤相似，只是在拖动鼠标的同时按住【Ctrl】键即可。选择要复制的工作表，按住【Ctrl】键的同时按住鼠标左键，拖曳鼠标让鼠标指针移动到工作表的新位置，黑色倒三角形会随着鼠标指针移动，释放鼠标左键，工作表即被复制到新的位置，如下图所示。

7． 设置工作表标签的颜色

Excel系统提供有工作表标签的美化功能，用户可以根据需要对标签的颜色进行设置，以便于区分不同的工作表。

第1步 选择“6月采购表”工作表标签并右击，在弹出的快捷菜单中选择【工作表标签颜色】选项，从弹出的子菜单中选择需要的颜色，这里选择“红色”，如下图所示。

第2步 设置工作表标签颜色为“红色”后的效果如下图所示。

1.1.3 选择单元格或单元格区域

对单元格进行编辑操作，首先要选择单元格或单元格区域。默认情况下，启动Excel并创建新的工作簿后，单元格A1处于自动选中状态。

1． 选择单元格

单击某一单元格，若单元格的边框线变成绿色矩形边框，则此单元格处于选中状态。当前单元格的地址显示在名称框中，在工作表格区内，鼠标指针呈白色形状，如下图所示。

在名称框中输入目标单元格的地址，如“B2”，按【Enter】键即可选中第B列和第2行交会处的单元格，如下图所示。

2． 选择单元格区域

单元格区域是多个单元格组成的区域。根据单元格组成区域的相互联系情况，分为连续区域和不连续区域。

（1）选择连续的单元格区域。在连续区域中，多个单元格之间是相互连续、紧密衔接的，连接的区域形状呈规则的矩形。连续区域的单元格地址标识一般使用“左上角单元格地址：右下角单元格地址”表示，下图所示即一个连续区域，单元格地址为A1:D5，包含了从A1单元格到D5单元格共20个单元格。

（2）选择不连续的单元格区域。不连续单元格区域是指不相邻的单元格或单元格区域，不连续区域的单元格地址主要由单元格或单元格区域的地址组成，以“,”分隔。例如，“A1:B4, C7:C9,E10”即一个不连续区域的单元格地址，表示该不连续区域包含A1:B4、C7:C9两个连续区域和一个E10单元格，如下图所示。

除了选择连续和不连续单元格区域，还可以选择所有单元格，即选中整个工作表，方法有以下两种。

（1）单击工作表左上角行号与列标相交处的【选中全部】按钮，即可选中整个工作表。

（2）按【Ctrl+A】组合键也可以选中整个表格。

1.1.4 合并与拆分单元格

合并与拆分单元格是最常用的单元格操作，它不仅可以满足用户编辑表格中数据的需求，也可以使工作表整体更加美观。

1． 合并单元格

合并单元格是指在Excel工作表中，将两个或多个选定的相邻单元格合并成一个单元格。

第1步 在打开的素材文件中选择A1:I1单元格区域，单击【开始】选项卡下【对齐方式】组中的【合并后居中】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【合并后居中】选项，如下图所示。

第2步 此时即可将选择的单元格区域合并，且居中显示单元格内的文本，如下图所示。

2． 拆分单元格

在Excel工作表中，还可以将合并后的单元格拆分成多个单元格。

选择合并后的单元格，单击【开始】选项卡下【对齐方式】组中的【合并后居中】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【取消单元格合并】选项，如下图所示，该表格即被取消合并，恢复成合并前的单元格。

|提示|

在合并后的单元格上右击，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】选项，弹出【设置单元格格式】对话框，在【对齐】选项卡下取消选中【合并单元格】复选框，然后单击【确定】按钮，如下图所示，也可以拆分合并后的单元格。

1.1.5 插入或删除行与列

在Excel工作表中，用户可以根据需要插入或删除行与列。

1． 插入行与列

在工作表中插入新行，当前行则向下移动。而插入新列，当前列则向右移动。如选中某行或某列后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】选项，即可插入行或列，如左下图所示。此外，单击【开始】选项卡下【插入】组中的【插入】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【插入工作表行】或【插入工作表列】选项，即可插入行或列，如右下图所示。

2． 删除行与列

对工作表中多余的行或列，可以将其删除。删除行和列的方法有多种，最常用的有以下3种。

（1）选择要删除的行或列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项，即可将其删除。

（2）选择要删除的行或列，单击【开始】选项卡下【单元格】组中的【删除】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【删除工作表行】或【删除工作表列】选项，即可将选中的行或列删除。

（3）选择要删除的行或列中的一个单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项，在弹出的【删除文档】对话框中选中【整行】或【整列】单选按钮，然后单击【确定】按钮即可，如下图所示。

1.1.6 设置行高与列宽

在Excel工作表中，单元格的高度或宽度不足时会导致数据显示不完整，这时就需要调整行高与列宽。

1． 手动调整行高与列宽

如果要调整行高，将鼠标指针移动到两行的行号之间，当鼠标指针变成形状时，按住鼠标左键向上拖曳可以使行变矮，向下拖曳则可使行变高。如果要调整列宽，将鼠标指针移动到两列的列标之间，当鼠标指针变成形状时，按住鼠标左键向左拖曳可以使列变窄，向右拖曳则可使列变宽，如下图所示。

拖曳时将显示出以点和像素为单位的高度工具提示，如下图所示。

2． 精确调整行高与列宽

虽然使用鼠标可以快速调整行高或列宽，但是其精确度不高。如果需要调整行高或列宽为固定值，那么就需要使用【行高】或【列宽】命令进行调整。

第1步 在打开的素材文件中选择第1行，在行号上右击，在弹出的快捷菜单中选择【行高】选项，如下图所示。

第2步 弹出【行高】对话框，设置【行高】为“30”，单击【确定】按钮，如下图所示。

第3步 设置后，第1行的【行高】被调整为“30”，效果如下图所示。

第4步 使用同样的方法，设置第2行的【行高】为“20”，第3行至第18行的【行高】为“18”，并设置A列、H列的【列宽】为“8”,B列、G列和I列的【列宽】为“14”，第C列至第F列的【列宽】为“9”，效果如下图所示。

至此，就完成了制作公司办公物资采购表的操作。

1.1.7 保存工作簿

工作表编辑完成后，就可以将工作簿保存，具体操作步骤如下。

第1步 选择【文件】选项卡，执行【保存】命令，在左侧【另存为】区域中先单击【这台电脑】按钮，再单击【浏览】按钮，如下图所示。

|提示|

首次保存文档时，执行【保存】命令，将打开【另存为】区域。

第2步 弹出【另存为】对话框，选择文件存储的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文件名称“公司办公物资采购表”，单击【保存】按钮，如下图所示。此时，就完成了保存工作簿的操作。

|提示|

对已保存过的工作簿再次编辑后，可以通过以下方法保存文档。

（1）按【Ctrl+S】组合键。

（2）单击快速访问工具栏中的【保存】按钮。

（3）执行【文件】选项卡下的【保存】命令。