1.1 项目管理基础
人们在日常生活中都会与项目打交道，小到一次简单的约会，大到各种科研开发等，这些都是有目标的项目活动。随着社会的进步、经济的发展，如何提高生产力、提高效益已经成为现代经济的热门话题，同时也逐步形成一门学科——项目管理。本节将在使用 Project 2013进行项目管理应用前，介绍项目管理中的一些概念，以及一些常用技术性词语。
1.1.1 项目的概念
项目是指在既定的资源和时间约束下，项目成员为实现某种目的而完成的一系列相互联系工作。即为了达到目的，而努力展开一系列事件的过程；同时具有约束性，在指定资源和指定时间的范围内进行的，没有这些约束不能称之为项目。
例如：学校组织运动会，目的就是为了提高学生的身体素质，资源包括学生、老师、场地和器材等，时间指定某一天或特定时间进行。为了完成这一目的将展开一系列活动，如培训、锻炼、会场准备等，这就是一个项目。
1.1.2 项目管理的概念
项目是为目标展开的一系列活动，项目管理是指项目的管理者在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目事件进行有效的管理。即从项目的投资立项开始到项目结束的全部过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和调度，以达成项目的目标。项目管理包括的内容，如图1.1所示。
图1.1 项目管理的内容
其中，项目管理的内容的含义如下。
项目范围管理：指为了实现项目的目标，对项目的工作内容进行控制的管理过程，包括范围的界定、规划和调整等。
项目时间管理：指为了确保项目最终按时完成所实施的一系列管理过程，包括具体活动界定、活动逻辑排列、时间估计、进度安排及时间控制等工作。
项目成本管理：指为了保证完成项目的实际成本，使费用不超过预算成本所实施的管理过程，包括资源配置，成本和费用的预算以及费用的控制等工作。
项目质量管理：指为了确保项目达到客户所规定的质量要求所实施的一系列管理过程，包括质量规划、质量控制和质量保证等。
人力资源管理：指为了保证所有项目关系人的能力和积极性都得到最有效地发挥和利用所做的一系列管理措施，包括组织的规划、团队的建设、人员的选聘和项目的班子建设等一系列工作。
项目沟通管理：指为了确保项目的信息合理收集和传输所需要实施的一系列措施，包括沟通规划，信息传输和进度报告等。
项目风险管理：指涉及项目可能遇到的各种不确定因素，包括风险识别，风险量化，制订对策和风险控制等。
项目采购管理：指为了从项目实施组织之外获得所需资源或服务所采取的一系列管理措施。包括采购计划、采购与征购、资源的选择，以及合同的管理等项目工作。
项目集成管理：指为确保项目各项工作能够有机地协调和配合所展开的综合性和全局性的项目管理工作和过程，包括项目集成计划的制定，项目集成计划的实施，项目变动的总体控制等。
例如，要办好学校运动会，实现提高学生整体身体素质这一目标。运动会管理者就需要运用自己以往的经验和相关运动会管理知识等对整个运动会进行规划。规划包括如何安排运动会节目时间顺序计划、会场布置、工作人员布置、突发事件处理、费用预算等一系列工作。而且还要对这一系列事件进行有效调控管理，使运动会更好更顺利地进行，这就是项目管理。
1.1.3 项目的三要素
项目的要素是指影响项目成败或发展方向的根本原因或条件。影响项目管理的因素比较多，而时间、范围和费用是项目管理的三大要素，是不可少的条件。它们相互作用，任何一个发生变化就会影响其他两个，如图1.2所示。
图1.2 相互作用的项目管理三要素
项目管理三要素定义如下。
范围：也称工作范围，指为实现项目目标而必须完成的一系列工作，通常通过定义交付物和交付物标准来定义工作范围
时间：反映在项目日程中完成项目所需的时间，在项目中表现为任务的进度和工期。
费用：项目的预算，取决于资源的成本，资源包括完成任务所需的人员、设备、空间和材料等。
例如，建一房子，范围就是按要求交付房子，若需要交付的内容增加，则有如下情况。
A．交付时间变长，这样肯定会产生资源等成本的开支。
B．增加资源的投入，这样同样增加了成本的开支。
项目的三大要素是相互影响的，在项目开始时需要明确项目范围，防止不确定性以免造成成本或时间的增加。同时当项目发生变化时，需要根据实际情况平衡三者之间的关系。
1.1.4 项目周期
除了项目的三要素外，项目周期也是项目的重要过程。项目周期是指定义项目目标、制定项目计划直到最终完成整个项目的过程。每个项目都有项目周期。项目周期包括如图1.3所示的各个阶段。
图1.3 项目周期的6个阶段
1．设定项目目标
项目都需要设定目标，没有目标就不能算是项目。例如，做一道菜，需要明确费用预算是多少、规定什么时间做好、味道要如何、菜色怎样等。然后根据这些限制，设定做一道好菜的目标。如果没目标随便做菜，就可能导致做出来的菜得不到认可。所以设定目标是关键一环，要防止目标的不确定。
2．制定项目计划
制定项目计划，就是为了完成目标展开的一系列活动计划。例如，做好一道菜，明确要多少费用、人员、器材、地方空间等。并与合作人员进行沟通、安排任务、确定任务所消耗时间以及任务的顺序等。
3．发布项目计划
项目计划完成后，就需要告知有关人员。例如，要完成一个项目目标，队员还需要知道自己要做什么，什么时候完成，分派了什么问题或风险等信息。这就需要把信息传递给他们。
4．跟踪项目进度及调整计划
为了完成项目目标，会展开一系列的活动。需要对每一项任务进行跟踪并了解其完成情况。当出现问题或根据实际需要调整计划时，要保证进展顺利，最终完成目标。例如，要建房子，需要采购石料、水泥、钢筋等。跟踪这些环节，就是为了充分了解各环节完成的情况。假如其中一环出现问题时，还需要快速做出反应进行调整，如追究问题责任或马上通过联系其他商家购买材料，以保证该环节顺利完成，不影响整体项目。
5．完成项目
完成项目目标，是展开活动的最终目标。一个项目也不可能无期限延续。
6．总结项目并完成存档
完成项目后，需要对项目进行总结。项目成功之处是什么，错误又是什么，都要进行详细分析并做出报告。整理存放相关文档，以便为今后的项目提供参考。
1.1.5 常用的专用术语
前面介绍了项目的基本概念以及项目的相关要素，读者还需要了解项目管理常用的术语，这有利于提高项目管理的水平和效率。常用到的一些专用术语如下。
任务：一种有开始日期和完成日期的操作。例如，削铅笔、提水和打印等就是任务，当然还要有开始和终止时间限制。一个项目由很多任务组成，如建房子由挖土、采购水泥、搬运等众多任务组成。任务是项目中的元素。
周期性任务：在项目执行过程中重复发生的任务。例如，学校每周要升国旗，每月要搞大扫除，每年还要开总结大会。当然只有一次的任务就不能算是周期性任务。
资源：指在完成项目过程中需要用到的人员、器材、材料、空间等。资源分为三种类型，工时资源、材料资源和成本资源。例如，参加植树活动的学生和老师就是工时资源；树苗、铲、桶以及提供的场地是材料资源；车费、运费、餐费等则是成本资源。
成本：指完成项目目标所花费人员工时以及消耗一定的材料物品等的总和。例如，要完成建造桥梁需要投入人员、钢材、水泥、设备等，产生的总体花费就是总体成本。项目中的预算成本，表示完成项目预计所要花费的成本。
工期：指完成某项任务所花费的总时间。例如，完成洗澡需要的时间。
里程碑：指项目中重要的事项，通常作为项目的参与点，工期一般为零。例如，某个项目的奠基活动，整个项目就是以此为参与点开展工作。