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1.7 人事管理工作的9件事
大多数人事专员60%的时间都在处理基础人事操作问题,而通过数字化工具,可以帮助人事专员把处理这些问题的时间压缩到5%,比如架构管理、算考勤、算假期、员工异动统计、收集材料、合同管理等工作都能通过数字化工具完成,这样人事专员就有更多时间可用在员工关系、文化建设、招聘和培训上。
以下列出的人事管理9件事,可帮助人事专员找到更高效的工作方式:
1.7.1 组织结构搭建
1.组织结构的类型
组织结构基本可以分为以下8个类:
(1)简单型:常见于初创团队,只有简单的分工,一个人身兼数职;
(2)职能型:常见于传统的企业,按照职能或业务特征划分多个部门,如市场部、技术部、采购部、设计部等,部门与部门之间的业务差距比较明显;
(3)多部门:企业有了一定的规模,部门划分更复杂,有分公司、事业部;
(4)弱矩阵:项目经理的地位和权力都没有职能部门的经理大;
(5)平衡矩阵:项目经理和职能经理权力比较对等,可以平起平坐,所以在管理中也存在更多难点;
(6)强矩阵:项目经理的级别高于职能经理,对资源的掌握、考核激励的权力更大;
(7)项目型:项目型公司,通常由总经理直接管理各个项目,项目经理直接向总经理汇报;
(8)虚拟组织:成员间没有办法一起办公,只能通过网络、线上的方式来分工和协作。常见的组织结构如图1-33所示。
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图1-33 常见的组织结构
2.三种常见组织结构及数字化搭建方法
(1)职能型
职能型组织以业务的特点来划分部门,总经理管理的就是各个职能部门的经理,每个职能部门都有自己的团队、自己的专业。如:市场部的成员都在做市场推广、市场营销;财务部都是出纳、会计;技术部都是开发人员和工程师,他们都在各自的领域有自己的特长。
优点:分工明确;
缺点:沟通协作难,容易产生事不关己,高高挂起的局面。
典型的职能型组织形态(公司中不只有这三个部门,但为了清晰便于理解,我们以三个部门为例),如图1-34所示。
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图1-34 职能型组织结构示例
如图1-35,是根据图1-34列举出的最常见的搭建方式。当架构中的人员需要调整所在部门时,点击人员信息旁边的“编辑”→“部门”,即可进行调整。
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图1-35 职能制架构搭建示例
(2)项目型
以项目为单位,一个项目里面有做预算的人、做技术的人、做市场开发的人,一个团队,麻雀虽小,但是五脏俱全。
优点:很多事情,在项目部门内部就可以解决,沟通高效;
缺点:第一,项目团队中的角色须要整齐;第二,团队内员工不同阶段的工作量容易不均匀,会造成员工心理不平衡,增加管理成本。
典型的项目型组织形态如图1-36所示。
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图1-36 项目制架构示例
如图1-37(根据图1-36)列举了2种方式,第一种方式是将总经理和项目经理先单独列出来;第二种方式是将项目经理分别放到各自所管理的部门里。其实数字化的搭建方式可以是多样的,核心是组织内各成员之间的关系明确,方便查找和沟通。
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图1-37 项目制架构搭建示例
(3)矩阵型
最突出的优点和缺点如下:
优点:同时具备事业部制与职能制组织结构的优点;
缺点:员工受双重领导,有时不易分清责任,需要花费很多时间用于协调,会降低员工的积极性,如图1-38所示。
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图1-38 矩阵制架构示例
架构的搭建是比较灵活的,关键是了解人员间的关系,如图1-38中一个部门受双重领导,能掌握这个点,架构就能搭建出来,如图1-39也是一种搭建方法。
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图1-39 矩阵制架构示例
1.7.2 制度和通知
1.制定制度的注意事项
(1)成立制度管理部门或组织,以明确制度的目的、类型、内容、编制、审核等;
(2)初定制度后,结合企业的发展及员工的工作实际再次优化,使制度具备可实施性;
(3)试行制度的过程中可能会发现一些问题,随着企业的发展变化,制度要进行相应的调整和完善;
(4)定期对制度进行修订,不断精细,使管理不断完善和规范。
2.发布通知
(1)常见的通知类型和对应的工具推荐,如表1-1所示。
表1-1 常见的通知类型和对应的工具推荐
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(2)工具运用
1)钉钉公告。
①发布。
电脑端管理员后台操作路径:“工作台”→“公告”→“发公告”;
电脑客户端操作路径:左侧快捷栏“工作台”→“公告”→“发公告”;
手机端操作路径:“工作”→“公告”→“发公告”,操作如图1-40所示。
②公告的不同发送方式。
钉钉公告有迎新公告、置顶公告、DING公告、保密公告和普通公告,如图1-41所示。
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图1-40 手机端公告发布操作示例
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图1-41 公告不同的发布方式
2)DING的方式。
①电脑客户端操作路径:左侧工具栏→“DING”/聊天窗口→工具条→“DING”,如图1-42所示;
② 手机端操作路径:工具栏→“DING”/聊天窗口-消息发送位置右下角“+”→“DING”。
注:定时发送可用来预约提醒。如:下个月要进行一次团建,可提前准备一个定时DING,到了时间系统会自动发送。
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图1-42 DING消息的发送
悄悄话:一键群发多人,接收人互不可见。可用于商业询价报价,也可用于简单问题的调研。
1.7.3 人事档案管理
人事档案,常因人员流动、员工档案信息变更等原因,须及时更新,但由于文件、证件、执照等信息量不断增多,纸质及传统OA已经不能满足其需求。利用数字化的工具,一个员工从入职到离职,均可在平台上套用标准化的文件模板,归档在人事档案中。
1.人事档案管理的三个方面
做好人事档案管理不可缺少的三个方面:一是新入职员工的资料准备和档案建立;二是在职员工的职业成长记录;三是离职人员的档案管理。如图1-43所示。
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图1-43 人事档案管理的三个方面
(1)第一方面:入职环节
1)新员工的档案管理主要有:
①基本信息和证件复印件、体检表等资料归入档案;
②协议或确认材料入档:包括劳动合同、保密或竞业协议、岗位说明确认书等;
③入职的培训记录、试用期考核表、薪资确认表等。
2)工具运用:
在钉钉智能人事中可以轻松管理,进入电脑端“企业管理员后台”→“工作台”→“职能人事”,如图1-44所示。
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图1-44 人事档案管理-入职环节
(2)第二方面:成长环节
1)已经在职的员工的职业成长记录,主要包括:
①岗位调整的记录,包括岗位调整时的薪资调整记录;
②员工参加公司提供的培训记录,以及员工写的培训心得等;
③员工自己参加培训,取得各种证书的复印件资料;
④公司内部给予员工的奖惩记录。
以上是员工未来职位提升、岗位调整、薪资调整等的依据。
2)工具运用:
除了智能人事上可以直接看到岗位调整等记录外,还可通过学习平台上的员工成长地图了解员工的学习进度,通过工作日志/项目管理工具等了解员工工作进度和思考,通过多维度的分析来了解员工的成长情况,以便在员工需要职位提升、岗位调整、薪资调整时做出合理正确的判断。
(注:岗位调整在本章2.1节有详细说明,员工成长地图、工作日志和项目进度分别在知识管理和项目管理中有具体说明)
(3)第三方面:离职环节
1)离职员工的档案除包括上述第一部分和第二部分的档案外,还包括离职申请单、工作交接记录、解除劳动合同协议等资料。
2)若企业已开通智能人事,想离职的员工可在钉钉手机端操作:“工作”→“审批”→“离职申请”,根据提示填写提交即可。审批通过后该员工会处于待离职状态,到了离职日期,管理员在智能人事的“离职管理”里点击“确认离职”,该员工即自动退出企业。
1.7.4 人事异动数据查看
1.人事异动的内容
人事异动主要指员工转正(新进、晋升的转正)、调动(平调、借调、晋升和降职)等。
(1)转正:新进人员试用合格后聘用为正式员工,或公司在职员工调动、升职经试用合格后定岗。
(2)调动:将员工从某一职务调任至另一职务、从某一职位调任至另一职位或从某一职级调任至另一职级等,具体分为事业部内部调动和跨事业部调动。主要包括以下几类:①平调:员工从某一职位调任至另一职位,保持职级不变,属平调;②借调:短期的调动,不办理人事异动手续,借调到期须回原部门工作,借调期间薪资不变;③晋升:在职员工因能力提高,业绩出色或工作需要,从原职级往高职级的异动;④降职:对不适合所从事工作的人员做出从高职级向低职级的调整。
2.人事异动数据查看和导出
人事异动的数据就如企业的“人事晴雨表”。当公司人员开始变化时,就要格外用心观察。人事的流动数据能反映出当前企业的发展状况,一旦发现问题需要积极分析原因、寻找根源,及时解决问题。
查看和下载路径:企业管理员登录后台→“智能人事”→“人事异动”,选择需要导出的内容(“入职记录”“转正记录”“调岗记录”“离职记录”)→“导出”,如图1-45所示。
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图1-45 人事异动数据查看和导出
1.7.5 考勤管理
在传统的考勤方式中,员工必须到达考勤机前才能打卡。当遇到堵车、等电梯、打不上卡等情况时,“被迟到”现象比比皆是。而人事工作者面对公司不同部门、不同人员、不同排班的问题,每个月要耗费大量时间来统计考勤,还容易出错。
钉钉考勤从关怀出发,为人事提供实时的数据统计以提升工作效率,同时系统可自动沉淀数据,方便核实与查找;在员工方面,系统提供多样化的考勤范围,解决因为等电梯、排队等候等问题带来的“被迟到”现象。
1.考勤管理中几个值得关注的点
(1)考勤规则制定前人群和需求分析
1)企业发展阶段:一般来说不同的发展阶段,企业应该有不同的考勤管理方式。企业成立之初,人员规模很小,可以不用考勤;为了生存,加班加点可能是家常便饭。通常到了20人及以上,企业各部门开始有了一定的雏形,职能有了分工,这个时候就需要考勤,制度和流程也开始在发展的过程中不断细化和固化。
2)行业特性:
①固定班制:每天考勤时间一样,如每天上午9点上班,下午6点下班;
②排班制:通常用于轮班、三班倒等情况;
③ 自由工时:不设班次,随时打卡。适用于班次没有规律的情况,如家政服务工作。
3)人群特性:
①手指受磨损的工作:如制造业车间工人,农作业水产养殖工人等,因工作导致手指磨损、肿胀等影响机器识别,不适合用指纹识别机,一般适合人脸识别;
②室内电脑前办公人员:比较适合移动端考勤;
③不使用智能移动设备的人员:比较适合人脸识别或指纹识别。
(2)考勤管理中常见误区
考勤与打卡制度应该是辅助约束员工的手段,而不是作为量刑手段去惩罚员工。企业管理者在制定相应制度时,也应该视具体情况而定,高压的制度只会逼走员工,团队的凝聚才是企业真正应该考虑的。考勤只是企业制度,绝对不能作为评判人才的标准。
(3)找准制度化与人性化之间的平衡点
考勤需要人性化,同样是考勤,有温度的管理和严苛的管理给员工带来的感受完全是不一样的。
制度化是列出明确的制度,对踩红线的人予以处罚。人性化是对上班方式的变化、弹性工作时间等,设置公司班车或给予道路补贴等,或通过工具设置允许迟到的次数和时间范围,员工也就不会无限制地找理由迟到。
钉钉考勤打卡功能提供了多方面的人性化关怀,尽可能让考勤变得更加柔性。
1)考勤范围:开启适当的考勤范围,如100~300米,让员工可以进入公司园区,或在等候电梯时就能打卡,人性化的同时也是高效进入工作状态的好方法,如图1-46所示(Wi-Fi打卡,一般用于住的离公司太近的员工,可以单独设置一个考勤组并开启Wi-Fi打卡)。
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图1-46 考勤范围设置
2)允许外勤打卡:一般用于常在外面跑的工作人员,在来不及赶回来的情况下可以允许外勤打卡。
3)弹性时间和晚走晚到,设置路径:
电脑端操作路径:企业管理员登录后台→“工作台”→“考勤打卡”→“考勤设置”→“班次管理”,在班次编辑中即可设置,如图1-47所示。
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图1-47 弹性时间和晚走晚到设置
手机端操作路径:“工作”→“考勤打卡”→“设置”(已有设置考勤组时,可从考勤组修改中进入;还没有设置考勤组时,先新增考勤组)→“班次设置”(进入“上下班时间”的位置)→“编辑”→“更多设置”。
4)晚走关怀手机端设置路径:“工作”→“考勤打卡”→“设置”→“个性化”→“晚走关怀设置”,直接点击文字部分即可修改,如图1-48所示。
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图1-48 晚走关怀设置
2.考勤的设置
(1)考勤组设置
1)手机端操作路径:“工作”→“考勤打卡”→“设置”→“新增考勤组”;
2)电脑端操作路径:管理员登录后台→“工作台”→“考勤打卡”后台→左侧“考勤组管理”→“新增考勤组”,如图1-49所示。
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图1-49 考勤组设置的基本内容
(2)班次设置
1)手机端操作路径:“工作”→“考勤打卡”→“设置”(已有设置考勤组时,可从考勤组修改中进入;还没有设置考勤组时,先新增考勤组)→“班次设置”;
2)电脑端操作路径:管理员登录后台→“工作台”→“考勤打卡”→“考勤设置”→“班次管理”,如图1-50所示。

图1-50 班次设置的基本内容
(3)考勤报表
1)手机端操作路径:“工作”→“考勤打卡”→“统计”→“考勤报表”→“导出报表”;
2)电脑端操作路径:管理员登录后台→“工作台”→“考勤打卡”→“考勤统计”→选择需要查看的报表。
1.7.6 内训和评估
培训中四个关键的节点:培训需求分析、培训计划制定、培训实施、培训考核评估,如图1-51所示。
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图1-51 培训中四个关键的节点
1.需求分析
培训需求分析是企业培训的出发点,也是最重要的一步工作。可从三个方面着手:组织的分析、任务分析和人员分析,如表1-2所示。
(1)需求调研的三个维度
1)组织分析:判断企业中哪些员工和哪些部门需要培训;
2)任务分析:定义各项任务的重要性、频次和掌握的困难程度;
3)人员分析:分析现有情况与完成任务的要求之间的差距,确定谁需要培训。
(2)需求分析方式对比
表1-2 培训需求分析的不同方法和优缺点
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(3)工具运用
这里介绍问卷调研的工具运用,比较简单好用的有“番茄表单”。
1)创建表单
①手机端操作路径:“工作”→“番茄表单”→“创建表单”;
②电脑客户端操作路径:“工作台”→“番茄表单”→“新建表单”,如图1-52所示。

图1-52 番茄表单的创建
2)设置和数据查看,如图1-53所示。
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图1-53 表单设置和数据查看
2.计划制订
(1)长期计划
长期计划一般适合处于成熟期的企业,主要是从企业战略发展的角度出发,立足于对人才的长期培养,一般这种培训计划都与个人的职业生涯发展和公司的晋升机制紧密相关。
(2)短期计划
短期计划一般是指年度培训计划或某个特殊的培训项目计划。
(注:由于本书主要面向中小型企业,这里仅对短期计划做详细的介绍。)
短期计划的基本内容和流程如下:
1)确立培训目标;
2)设计培训计划的内容及期限;
3)草拟训练课程表;
4)设计学习形式;
5)制定管理措施。
3.培训实施
培训实施的三个阶段:培训前、培训中、培训后。
具体到培训课程的实施,培训师在准备一堂课程时,需要对以下问题有清晰的回答:为什么培训?培训什么内容?培训对象是谁?在哪里执行?在什么时候执行?需要哪些资源?怎么样执行?总的来说,进入培训阶段,要准备的工作就是“人的要素”和“事的要素”,如图1-54所示。(数字化培训方式请详见知识管理模块)
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图1-54 培训准备的要素模型
4.效果评估
培训效果评估是培训实施的最后一个环节,是提升培训体系有效性的基础工作。
(1)培训评估的4个层面
1)反应性评估:主要了解学员对培训项目的主观感受程度或满意程度;
2)学习性评估:通过笔试等测试,比如做PPT培训的前后效果对比;
3)行为性评估:改变员工的行为,比如经历过礼仪培训后,穿着变得体了;
4)结果性评估:经过培训会引起业务结果的变化,如销售额。
(2)最常用评估模型:柯式评估,如表1-3所示。
表1-3 柯式评估法
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(3)数字化评估工具
1)问卷:可用番茄表单,具体操详见1.7.6中关于“需求分析”的内容;
2)考试:可用酷学院设置考试卷;
3)行为:日志、签到、项目管理软件等能当作工作沉淀的工具。
1.7.7 数字化薪酬管理
1.数字化薪酬管理的目标
每个企业对于数字化薪酬管理的期望值不同,目标也具有差异性,但大多集中于改善员工用户体验、降低人力资源管理成本、减少人力资源对IT的依赖、持续优化以及提升员工敬业度等。
2.人力资源管理的整体数字化趋势
人力资源管理正在发生重大变革,许多企业显然已经认识到了数字化的发展将为企业带来竞争优势,当下的人力资源管理呈现三大趋势:
(1)简单重复性岗位需求衰退的现象加剧。数字化技术的突飞猛进已经在替代部分岗位,特别是那些高度程序化、重复性强、工作内容较为简单的岗位。
(2)组织扁平化倾向。技术变革、灵活用工、人才流动、劳动力代际更替等不可抗力日益增加,直接或间接推动了传统金字塔形组织的崩塌,倒逼其主动改变自上而下的沟通与决策方式,寻求信息充分共享。
(3)人力资源管理技术逐步走向成熟,SaaS(软件服务化)是大趋势。未来的人力资源管理SaaS技术需要卓越的中心治理、完整的SaaS功能以及完全自动化和优化的流程。
具体的数字化运用详见本章1.5节和1.6节内容。
1.7.8 数据统计
钉钉智能人事为企业提供了数据统计分析的功能,包括人员加入/移出组织时做实时记录和统计、考勤数据的统一查看和导出,以及用工安全数据,帮助企业随时了解存在风险行为的员工和重要资料不完整的员工。
1.人员加入/移出组织的时间
实时记录员工异动情况,随时查看员工的基本信息分布,如图1-55所示。
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图1-55 人事统计报表查看
2.考勤数据
考勤数据主要是全员的完整考勤数据,除了基本的考勤数据外,还可显示迟到/早退等次数和时长,显示加班时长、按加班规则计算等详细的数据。
3.用工风险
显示出员工基本行为检测数据和重要资料完整度检测数据,企业用工中存在的风险随时掌握,如图1-56所示(以旷工数据为例)。
1.7.9 文化建设
企业在努力做团队建设、文化建设,但为什么人与人之间还是冷冰冰的?为什么人才的流失率还是很大?我们在为企业做咨询的过程中发现,底层文化的建设是员工最关心的,比如平等。如果底层的建设没做好,上面的努力都是白费。
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图1-56 用工风险报表查看
那如何才能打造人性化的氛围?这是个难题。这里要介绍的是巧妙运用数字化工具来提升管理的办法。
1.建立平等团队关系
钉钉的设计充分考虑了“平等”,比如已读、未读和DING。不管是谁,不管是什么职位,只要在钉钉里发送信息后,一定能看到阅读及回复情况,类似这样的理念几乎贯穿了钉钉所有的应用。如审批中因为每个审批节点的透明,不仅提升了审批的效率,也能看到审批卡在哪个节点。我们曾为一个大型的制造业企业服务,原来企业的审批流程很慢,公司的风气很不好,员工为了审批流程能顺利进行竟然要向审批人送礼。当这家企业把审批流程搬到钉钉上后,每个节点变得清晰可见,从此这股不良的风气也消失了。
只有当上下级之间、员工横向之间的关系相对平等、公平时,文化才会被接受。
2.打造温暖的办公环境
一款企业级管理的软件,必然会考虑企业中的每一个成员,“打造有温度的组织”也一直是钉钉努力的方向。
我们曾去一个门窗制造企业做咨询,听总经理的意思是企业目前有几个项目在各地开展,照理是该很忙的,他却发现办公室里的员工非常悠闲。经了解才发现公司的报销迟迟不下来,每次都要员工垫钱,员工为此很不满,缺乏安全感。在数字化的时代里,灵活度更高了,比如“阿里商旅”“天猫企业购”都是无须员工垫付的高效办公方式。在给员工带来便利、放心的同时,办事效率自然就高了,员工的积极性也会提高。