物流经理日常工作细节
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3.2 物资入库验收管理制度描述

物资入库验收管理制度

总则

第一条 目的。

为了确保所有入库物资的质量都符合企业的要求及生产经营需要,避免不合格的物资入库或投入使用,特制定本制度。

第二条 适用范围。

本制度适用于所有进入本企业仓库的物资的验收。

第三条 相关定义。

入库验收是对即将入库的物资进行质量、数量、包装、规格的查验,是保证入库物资质量的重要环节之一。

第四条 相关部门职责。

1. 仓储部验收人员负责所有物资的数量、重量、规格的验收,并检查包装及外观情况。

2. 质量管理部质量检验人员负责所有物资的质量检验工作。

入库验收的规划

第五条 入库验收的内容。

1. 核对采购订单与供货商发货单是否相符。

2. 检查物资的包装是否牢固、包装标志标签是否符合要求。

3. 开包检查物资有无损坏。

4. 物资的分类是否恰当。

5. 对所购物资的数量、尺度进行检验。

6. 检验物资的气味、颜色、手感等。

第六条 入库验收的方式。

1. 入库验收有全检和抽验两种方式,全检主要是指对数量的全检,大批量到货一般只进行抽验。

2. 若采用抽验的方式,则需要根据物资的特点、价值高低、物流环境等综合考虑,确定合理的抽验比例。

第七条 入库验收的方法。

1. 视觉检验。

在充足的光线下,观察货物的颜色、状态、结构等表面状况,检验其是否发生变形、破损、脱落、变色、结块等情况。

2. 听觉检验。

通过摇动、搬运操作、听取声音、轻度敲击,以判断物资的质量。

3. 触觉检验。

利用手感鉴定货物的光滑度、细度、黏度、柔软度等,以判定其质量。

4. 嗅觉、味觉检验。

通过货物所发出的特有的气味、滋味,测定、判定其质量。

5. 测试仪器检验。

利用各种专用测试仪器鉴定货物品质,如对含水量、密度、成分、黏度、光谱等的测试。

6. 运行检验。

对货物进行运行操作,如车辆、电器等,检查其是否能够正常运行。

物料验收的程序

第八条 处理采购单。

入库验收专员收到采购部转来的采购单后,即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。

第九条 物资标签。

在物资待验入库前,入库验收专员应于外包装上贴好标签,并详细填写批量、品名、规格、数量及到达日期,且与已验收的物资分开堆放。

第十条 内购物资验收。

1. 物资入库前,入库验收专员应对照采购单,对物资的名称、规格、料号、数量、送货单位和发票等一一清点核对,确认无误后,将到货日期及实收数量填入验收单。

2. 如发现实物与采购单上所列的内容不符,入库验收专员应立即通知采购人员及主管,原则上不予接收入库;如果采购部要求接收入库则应在单据上注明实际验收状况,并要求采购部在验收单会签。

第十一条 外购物资验收。

1. 外购物资入库前,入库验收专员应会同质量管理部按照装箱单及采购单开柜(箱)核对物资名称、规格、数量,并将到货日期及实收数量填入验收单。

2. 开柜(箱)后,如发现所装载的材料与装箱单及采购单所记载的内容不符时,应通知办理进口手续的采购人员及时进行处理。

3. 若发觉所装载的物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常现象时,应先初步计算损失。

(1)若损失超过___元以上(含)者,入库验收专员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理,并尽可能维持原异常状态。

(2)如损失未超过___元,则依实际数量办理验收,并于验收单上注明损失数量及实际情况。

4. 经公证处公证或代理商确认后,入库验收专员开具索赔处理单,呈相关主管审核后,送财务部及采购部督促办理。

第十二条 入库验收结果的处理。

1. 合格物资的处理。

经验收合格的物资,入库验收专员应在外包装上贴“合格”标签,以示区别,入库管理员可根据标识办理合格品入库定位手续;入库验收专员于每日工作结束时,将本日所收物资的数量汇总填入验收日报表,以作为入账消单的依据。

2. 不合格物资的处理。

不符合验收标准的物资,入库验收专员应在外包装上贴“不合格”标签,并于物资验收报告表上注明不良原因,报相关主管请示处理办法,然后转采购部相关人员处理,并转相关人员办理退货手续。

3. 交货数量超额的处理。

经过验收,若发现交货数量超过“订购量”部分,原则上应予以退回。但对于以重量或长度计算的材料,其超交量在3%以下时,可在验收单备注栏内注明超交数量,经请示相关负责人同意后予以接收。

4. 交货数量短缺的处理。

经过验收,若发现交货数量未达“订购量”时,原则上应要求供应商予以补足,经请购部门负责人同意后,可采用财务方式解决。

第十三条 急用品入库处理。

对于需急用的物资,若物资到达时仓储部仍未收到请购单,入库验收专员应先询问采购部相关人员,经确认无误后,方可进行入库验收和办理入库手续。

第十四条 退货处理。

对于不合格的物资办理退货时,应开具物资交运单并附物资验收报告表呈主管签认,作为异常材料的出厂凭证。

验收时间的相关规定

第十五条 属外观等易识别性质检验的物资,验收应于收到物资后1天内完成。

第十六条 属化学或物理检验的材料,检验部门应于收到物资的样件后3天内完成。

第十七条 对于必须试用才能实施检验者,由检验主管于物资验收报告表中注明预期完成日期,一般不超过7天。

附则

第十八条 实施与修正。

本制度呈总经理核准后,于颁布之日起实施。