1.2 第一次操作费用统计表
费用统计表是用于记录企业日常费用支出的明细表，是依据支出凭证建立的。费用统计表将日常费用综合起来，通过对数据的分析，可以查看各种费用的消耗情况，以此来控制各种费用的使用额度。
1.2.1 快速输入数据
创建费用统计表，首先需要在表格中输入数据，由于不同的数据需要设置不同的格式，所以，用户可以事先设置好单元格的格式，再输入数据。
【例1-7】创建日常费用统计表，统计各部门的日常费用情况。
01 创建新的工作表，输入一些基本信息，合并第一行的单元格，为表格添加边框，选中“A3：A16”单元格区域，如图1-35所示。
图1-35 新工作表
02 打开“开始”选项卡，单击“数字”命令组中的“数字格式”下拉按钮，弹出下拉列表，从中选择“文本”选项，如图1-36所示。
图1-36 选择“文本”选项
03 设置完成后，选择“F3：F16”单元格区域，如图1-37所示。
图1-37 选择单元格区域
04 单击“数字”命令组中的“数字格式”下拉按钮，弹出下拉列表，从中选择“会计专用”选项，如图1-38所示。
图1-38 选择“会计专用”选项
05 在单元格中输入数据，然后依次在“D3”“D4”“D6”“D7”“D8”中输入“财务部”、“人事部”、“销售部”、“采购部”和“客服部”。
06 选中“D5”单元格，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“从下拉列表中选择”选项，如图1-39所示。
图1-39 选择“从下拉列表中选择”选项
07 此时，在“D5”单元格的下方弹出一个下拉列表，接着在下拉列表中选择员工对应的部门，此处选择“客服部”选项，如图1-40所示。
图1-40 选择“客服部”选项
08 同样的方法，完成其他员工“所属部门”的输入。接着输入其他的信息，然后选中“F17”单元格，在其中输入求和公式，如图1-41所示。
图1-41 输入求和公式
09 输入公式后，按“Enter”键确认输入，此时，在单元格中就显示了求和的结果，如图1-42所示。
图1-42 显示计算结果
1.2.2 利用公式进行统计
由于日常费用统计表属于明细表，如果用户想要知道各种费用的汇总值，那么就需要通过公式将各类费用进行汇总。
【例1-8】分类汇总日常费用统计表中的费用。
01 在“I1：J7”单元格区域中，创建“费用分类汇总”表格，如图1-43所示。
图1-43 创建汇总表
02 选中“J3”单元格，在其中输入公式“=SUMIF($E$3:$E$16,I3,$F$3:$F$16)”，如图1-44所示。
图1-44 输入公式
03 按“Enter”键确认输入，在选定单元格中就会显示计算的结果，将鼠标移动到“J3”单元格的右下角，当鼠标变成“+”时，按住鼠标左键，向下拖动，如图1-45所示。
图1-45 向下填充公式
04 将公式复制到下面的单元格中，最终效果如图1-46所示。这样就统计了各类费用的汇总值。
图1-46 显示统计结果
知识点拨
绝对引用是指引用特定位置处的单元格，用绝对引用标识符“$”加上行列单元格名称表示。绝对引用中引用的公式和引用的内容，不随单元格位置的变化而发生变化。相对引用是指公式所在的单元格与公式中引用的单元格之间建立了相对关系，若公式所在的单元格位置发生改变，那么公式中引用的单元格位置也会随之发生变化。
1.2.3 让各种费用站个队
为了更清楚地看到各类费用的大小情况，用户可以对这些费用进行排序，这样就可以清晰地看到哪类费用是最多的，哪类费用是最少的。
1. 功能区按钮法
【例1-9】按费用降序进行排序（对表格中的数据进行排序，可以通过“数据”选项卡中的“排序”按钮，进行排序）。
01 打开需要排序的工作表，选中“J3：J7”单元格区域，如图1-47所示。
图1-47 选择排序区域
02 打开“数据”选项卡，单击“排序和筛选”命令组中的“降序”按钮，如图1-48所示。
图1-48 单击“降序”按钮
03 弹出“排序提醒”对话框，选择“扩展选定区域”单选项，单击“排序”按钮，如图1-49所示。
图1-49 选择“扩展选定区域”选项
04 返回工作表编辑区后，可以看到表中数据按照金额大小降序排列，如图1-50所示。
图1-50 显示排序的结果
2. 快捷菜单法
【例1-10】按费用升序进行排序（用户也可以通过快捷菜单，打开“排序”对话框，从而对数据进行排序）。
01 打开需要进行排序的表格，选中“I1：J7”单元格区域，如图1-51所示。
图1-51 选中单元格区域
02 在该区域上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“排序—自定义排序”选项，如图1-52所示。
图1-52 选择“自定义排序”选项
03 弹出“排序”对话框，将主关键字设置为“金额”，将次序选择为“升序”，然后单击“确定”按钮，如图1-53所示。
图1-53 “排序”对话框
04 返回工作表编辑区后，可以看到数据按照金额的升序进行了排序，如图1-54所示。
图1-54 显示排序的结果
1.2.4 巧用图表进行分析
图表是以图形的形式表示数据，它可以使数据看起来更加直观，进行数据之间的比较也更加方便。为了更加直观地查看各种费用，用户还可以通过创建图表来进行辅助分析。
【例1-11】创建日常费用统计图（柱形图）。
01 打开工作表，选中“I2：J7”单元格区域，如图1-55所示。
图1-55 选中单元格区域
02 打开“插入”选项卡，单击“图表”命令组中的对话框启动器，如图1-56所示。
图1-56 单击对话框启动器
03 弹出“插入图表”对话框，打开“所有图表”选项卡，选择“柱形图—三维簇状柱形图”选项，如图1-57所示。
图1-57 “插入图表”对话框
04 单击“确定”按钮后，在工作表中就创建了一张图表，如图1-58所示。
图1-58 创建的图表
05 选中“图表标题”，将其修改为“日常费用统计”，如图1-59所示。
图1-59 修改图表标题
06 将“日常费用统计”表按金额降序进行排序，此时，图表中也将按金额降序进行排序，最终效果，如图1-60所示。此时，各类费用的多少一目了然。
图1-60 最终效果