第二节 善用会议时间，执行更便利

实际上，每一家企业在会议上花费的时间都不少。会议分很多种：周例会、月度总结会、季度分析会、部门沟通会、专题会……但很多企业的会议并没有发挥出它的作用。有些流于形式、有些拖沓冗长、有些散漫无序……这些会议不能有效地进行沟通、决策，更不能很好地促进执行。要想使会议变得有意义，就要善于利用会议时间，在会议上有针对性地解决问题，以达到参加会议的目的。

会议最主要的功能是了解现状，并讨论、解决问题。以周例会为例，通常每个企业都会在每周（周一或周五）安排一次例会，用来总结上一周的工作，计划下一周要完成的工作事项。这个时候各部门责任人往往都在场，公司具有决策权的人也在场。因而善于利用会议时间将部门需要推进的工作报告给决策者，将无法定夺的事情交给决策者拍板，会大大提高工作效率。其一，单独对话，报告者需要与决策者的时间安排不发生冲突；其二，报告者可能需要其他部门协同作业，这个时候决策者可直接在会议上进行决策安排，避免中间再次沟通。

会议也是最有效的沟通渠道之一，如专题会、部门间的协调会等，在这类会议上沟通某个或某几个工作事项，需要部门间紧密合作，形成统一的方案和时间节点。善于利用这类会议的时间，将需要合作解决的工作事项陈述清晰，并请对方承诺完成的时间节点，从而进行下一步工作安排，便能加快执行速度。比如，房产企业里项目设计部要出设计图纸，工程部才能按照图纸施工。而在现场施工过程中可能会产生施工效果与设计图纸有差异的情况，这时候再改现场需要耗费大量的人力、物力。在设计图可控范围内进行修改，使其达到国家要求的报审要求。此时，工程部请设计部修改图纸并在某个时间节点完成，以便开展下一步施工（也可能是设计部要求拆除某部分不合规建筑才能进行下一步工作）。这样会议就变得有意义了。

会议让沟通更高效

会议更是个集思广益的地方，当部门工作遇到难题时不妨在会议上提出来。各部门负责人都有不同的思路、经历或人脉，能给予不同的建议，提供不同的帮助。善于利用会议时间，把自己的困惑提出来，集众人智慧，为自己提供思路或实质性帮助，实际上是在推进自己的工作。

通常开会都会涉及上次会议所提到的问题，或是开会前的工作进度、目前工作所面临的问题。不管提到哪一种，都是对会前某个时段的总结和追踪，善用开会时间将自己的工作进度告知高层管理者，让他们看到你的成绩、才干和责任心，对以后自己的发展也大有益处。

当然，如果自己本身是高层管理者，拥有决策权，那么更要善用会议时间，集中精力处理、协调各部门面临的问题，尽快决策，安排落实，集思广益推进工作进展。

下图会展示给大家几个善于利用会议时间展现自己能力的小技巧，希望会对以后大家的发展有所帮助。

1.开会时多用图表、数据说话，少说套话。这样会显得干练、思路清晰、有说服力。现在开会多运用投影技术，如果你事先准备好图表、数据给大家，会让大家眼前一亮，感觉更直观、鲜明。

2.适时打断。如果大家讨论问题莫衷一是，甚至有些跑偏，你可以举起手对大家说：“各位，请听我说，大家可否回到最初的问题？我们看看什么才是我们真正要解决的问题。”这样一来，大家的思路就会重新回到开始讨论的话题，也显示出自己平息无意义争论的能力。

3.开会要做充分的准备，除了深知自己业务范围内的状况，也要对关联部门的工作事项做些了解。这可以借助会议纪要和交谈来完成。这样在开会时就能够适时提出自己的一些想法，展示自己的责任心和思考力。

4.如果做汇报，工作事项没有完成，一定要给出未能完成的原因和延期完成的时间。这样可以获得谅解，也让领导或其他关联部门放心。